Blog
Van chaos naar controle: Smartbooqing voor slimmer factuurbeheer

Overzicht

Wat is Invoice Lifecycle Management (ILM)?

Invoice Lifecycle Management is de end-to-end automatisering van alles wat er met een factuur gebeurt – vanaf het moment dat deze wordt aangemaakt of ontvangen tot het moment dat deze wordt betaald, gearchiveerd en klaar is voor controle.

Bij Smartbooqing hebben we dit hele proces opnieuw vormgegeven via ons geavanceerde platform voor factuurautomatisering, waardoor wat vroeger een gefragmenteerde, foutgevoelige workflow was, is getransformeerd tot een naadloos, intelligent systeem.

De fasen van ILM omvatten doorgaans

• Factuurcreatie of gegevensvastlegging – Verkoop- of inkoopfacturen worden binnen het systeem aangemaakt of automatisch geïmporteerd (PDF, UBL, XML).
• Validatie en nalevingscontrole – AI en regelsystemen controleren op nauwkeurigheid, volledigheid en naleving van formaten zoals UBL (Universal Business Language).
• Goedkeuringsroute – Slimme workflows sturen facturen automatisch naar de juiste goedkeurders, op basis van rollen, drempels of projectcodes.
• Matching en boeking – Facturen worden automatisch gematcht met inkooporders of leveringsbonnen en direct in uw boekhoudsysteem geboekt.
• Betalingsverwerking – Betalingsschema’s worden in realtime geactiveerd, bijgehouden en afgestemd.
• Archivering en audittrail – Facturen worden veilig gearchiveerd met volledige traceerbaarheid, klaar voor audits of wettelijke controles.

Waarom is ILM essentieel voor intelligente financiën?

Intelligente financiën gaan verder dan automatisering: het gaat erom dat u uw gegevens voor u laat werken. Bedrijven die Invoice Lifecycle Management toepassen, krijgen realtime controle over hun financiële activiteiten, verbeteren hun compliance en verminderen hun administratieve overhead aanzienlijk.

Zo maakt Smartbooqing dit mogelijk:

1. Versnelde factuurverwerking met AI en OCR

Handmatige factuurverwerking is traag en foutgevoelig. Met de AI-aangedreven OCR-technologie van Smartbooqing worden factuurgegevens binnen enkele seconden geëxtraheerd en geverifieerd, ongeacht het formaat (PDF, XML, UBL).

Ons platform zorgt voor:

• 90% minder handmatige invoer
• Naadloze import van facturen vanuit e-mail, portals of integratie
• Slim leren dat in de loop van de tijd steeds beter wordt

2. Naadloze integratie met boekhoudsystemen

• Exact Online
• Twinfield
• Yuki
• Visma

3. Ubl-ready en conform e-facturering

• Volledige ondersteuning voor UBL (Universal Business Language)
• Naleving van Peppol- en e-factureringsvoorschriften
• Automatische validatie aan de hand van lokale btw- en belastingregels

4. Goedkeurings- en autorisatiestromen op meerdere niveaus

• Configureer op rollen gebaseerde autorisatieregels
• Volg goedkeuringen in realtime
• Stel delegatierechten in voor vervangers

5. Real-time financiële inzichten en dashboards

• Dashboards met de status van facturen, verplichtingen en verschuldigde betalinge.
• Vroegtijdige detectie van dubbele of verdachte facturen
• Drill-down rapportage voor audits, prognoses en KPI-beoordelingen

6. Veilige archivering en auditklare documentatie

• Volledige audittrails
• Fraudebestendige opslag
• Directe opvraging voor belastingautoriteiten of auditors

Smartbooqing: Uw intelligente boekhoudpartner

Of u nu een middelgroot bedrijf, een accountantskantoor of een multinational bent die zich aan Europese regelgeving moet houden, Smartbooqing biedt:

• Schaalbaarheid voor groeiende factuurvolumes
• Cloudgebaseerde toegang, altijd en overal
• Lokale expertise op het gebied van Nederlandse en EU-financiële regelgeving
• Gepersonaliseerde onboarding en ondersteuning

Conclusie