Overzicht
De afgelopen jaren heeft e-facturatie de manier veranderd waarop bedrijven wereldwijd factureren en hun compliance regelen. Europa, dat de digitale verschuiving leidt, legt nieuwe mandaten op tegen 2025 om de belastingtransparantie te verbeteren, fraude te verminderen en grensoverschrijdende transacties te stroomlijnen.
In deze blog leest u meer over de Europese e-factureringsmandaten voor 2025, hun impact op bedrijven en hoe u zich kunt voorbereiden op naleving en efficiëntie.
Wat is e-facturatie?
E-facturatie, of elektronische facturatie, is het proces van het genereren, verzenden en ontvangen van facturen in een gestructureerd digitaal formaat dat geautomatiseerde verwerking mogelijk maakt. In tegenstelling tot traditionele papieren facturen of PDF’s worden e-facturen aangemaakt en verzonden via specifieke formaten zoals UBL (Universal Business Language) of XML, wat zorgt voor standaardisatie en naleving van de lokale belastingautoriteiten. De digitale aard van e-facturen biedt real-time inzicht in het facturatieproces en maakt snellere betalingen mogelijk.
Belangrijkste e-factureringsverplichtingen voor 2025
Verplichte e-facturatie voor B2B-transacties: Vanaf 2025 zullen veel Europese landen bedrijven verplichten om e-facturatie te gebruiken voor B2B-transacties. Deze verschuiving zal het voor belastingdiensten makkelijker maken om btw-betalingen in realtime te controleren en te volgen, waardoor de totale belastinginning verbetert en er minder fraude voorkomt. Pan-Europese interoperabiliteit: Om grensoverschrijdende handel te vereenvoudigen, werkt de Europese Commissie aan interoperabiliteit tussen verschillende nationale e-factureringssystemen. Bedrijven die in meerdere EU-landen actief zijn, zullen profiteren van een meer gestroomlijnde aanpak en hoeven zich niet aan te passen aan verschillende nationale vereisten. Real-Time BTW-rapportage: E-facturatiemandaten zijn nauw verbonden met realtime btw-rapportageverplichtingen. Landen als Italië, Polen en Hongarije hebben al systemen geïmplementeerd waarbij facturen in realtime worden gerapporteerd aan de belastingdienst. Deze trend zal zich naar verwachting over heel Europa verspreiden, waardoor bedrijven ervoor moeten zorgen dat hun systemen dit niveau van transparantie kunnen leveren. Verbeterde gegevensbeveiliging en compliance: Naarmate bedrijven overstappen op volledig digitale facturatiesystemen, zullen ze robuuste beveiligingsmaatregelen moeten nemen om gevoelige financiële gegevens te beschermen. Naleving van de General Data Protection Regulation (GDPR) van de Europese Unie en andere cyberbeveiligingsraamwerken zal cruciaal zijn om datalekken te voorkomen en bedrijfscontinuïteit te garanderen.
E-facturatie mandaten per land
Italy: Verplichte e-facturatie voor B2B- en B2G-transacties sinds 2019 via het SDI-platform. In 2025 blijft realtime btw-rapportage van cruciaal belang. France: Vanaf juli 2024 wordt e-facturatie verplicht voor alle B2B-transacties. Tegen 2025 wordt real-time btw-rapportage volledig verplicht. Germany: E-facturatie zal in 2025 verplicht zijn voor B2B-transacties, met de nadruk op gestructureerde formaten zoals ZUGFeRD en XRechnung. Spain: Tegen 2025 moeten alle bedrijven overgaan op B2B e-facturatie, met realtime btw-rapportage geïntegreerd via het SII-systeem. Poland: Het Poolse KSeF-systeem zal e-facturatie verplicht stellen voor B2B- en B2G-transacties tegen juli 2024, met volledige naleving tegen 2025. Romania:Vanaf 2025 zal Roemenië verplicht B2B e-factureren via het RO e-Factura platform, met de nadruk op naleving van de belastingwetgeving.
Portugal: B2B e-facturatie wordt verplicht tegen 2025, waarbij bedrijven gebruik moeten maken van gecertificeerde factureringssoftware en moeten voldoen aan de btw-rapportage. Sweden: Het Zweedse e-factureringsmandaat wordt tegen 2025 uitgebreid naar B2B-transacties, waarbij gebruik wordt gemaakt van gestructureerde formaten zoals PEPPOL BIS. Belgium: E-facturatie is al verplicht voor B2G-transacties en tegen 2025 zal België dit uitbreiden naar B2B, met behulp van het PEPPOL-netwerk voor interoperabiliteit. Netherlands: Nederland stimuleert e-facturatie via het PEPPOL-netwerk. Tegen 2025 zal B2B e-facturatie verplicht worden, met realtime btw-rapportage volgens EU-normen. Luxembourg: Luxemburg heeft e-facturatie in 2022 verplicht gesteld voor B2G-transacties. In 2025 zal het e-facturatie voor B2B invoeren, zodat het voldoet aan de EU-brede praktijken voor digitale facturatie.Implicaties voor bedrijven
Nalevingslasten
Een van de onmiddellijke uitdagingen voor bedrijven zal de noodzaak zijn om hun facturatiesystemen te upgraden om aan de nieuwe mandaten te voldoen. Voor bedrijven die in meerdere landen actief zijn, zal de complexiteit van het navigeren door verschillende nationale e-factureringskaders toenemen. Dit zal waarschijnlijk resulteren in extra nalevingskosten, zoals investeringen in nieuwe software en opleiding.
Gestroomlijnde activiteiten
Hoewel de eerste overgang naar e-facturatie afschrikwekkend kan lijken, zullen bedrijven op de lange termijn profiteren van meer gestroomlijnde processen. De standaardisatie van factureringsformaten zal grensoverschrijdende transacties vereenvoudigen en handmatige invoer en afstemming tussen verschillende systemen overbodig maken..
Grotere fiscale transparantie
Met realtime rapportage en meer toezicht van de belastingdienst zullen bedrijven meer controle krijgen over btw-betalingen. Hoewel dit zal helpen om fraude te verminderen, betekent het ook dat bedrijven ervoor moeten zorgen dat hun belastingadministratie accuraat en up-to-date is. Door de verschuiving naar real-time rapportage zullen bedrijven hun btw-nalevingsprocessen moeten automatiseren om boetes te voorkomen.
Toegenomen digitale adoptie
De e-factureringsmandaten maken deel uit van een bredere drang naar digitalisering in Europa. Bedrijven die deze veranderingen vroegtijdig omarmen, zullen een concurrentievoordeel behalen door gebruik te maken van nieuwe technologieën om hun activiteiten te stroomlijnen, naleving te verbeteren en administratieve kosten te verlagen..
Hoe bereid je je voor op de mandaten van 2025?
Huidige factureringssystemen beoordelen: Bedrijven moeten hun huidige facturatiesystemen grondig evalueren om te bepalen of ze klaar zijn voor de mandaten van 2025. Dit omvat het evalueren van softwaremogelijkheden, het zorgen voor interoperabiliteit met e-facturatieplatforms en het controleren van de naleving van nationale regelgeving. Upgrade naar E-factuuroplossingen: Het implementeren van software voor e-facturatie is cruciaal om te voldoen aan de komende mandaten. Ga op zoek naar oplossingen die naadloos integreren met bestaande ERP-systemen en die kunnen omgaan met real-time rapportagevereisten. Blijf op de hoogte van lokale regelgeving: Aangezien elk land de e-factureringsmandaten net iets anders implementeert, moeten bedrijven op de hoogte blijven van de lokale regelgeving. Samenwerken met belastingadviseurs of consultants kan bedrijven helpen om de complexiteit van grensoverschrijdende e-facturatie na te leven. Medewerkers trainen:Bij de overgang naar e-facturatie zullen medewerkers nieuwe processen en systemen moeten leren. Bedrijven moeten investeren in de opleiding van hun werknemers om een soepele overgang naar het nieuwe digitale factureringskader te garanderen en onderbrekingen in hun activiteiten te vermijden.
Conclusie
De e-factureringsmandaten voor 2025 zijn een belangrijke stap in de richting van het verbeteren van de fiscale transparantie en het digitaliseren van bedrijfsprocessen in heel Europa. Deze regelgeving zal bedrijven verplichten om e-facturatie oplossingen te gebruiken om hun facturatieprocessen te stroomlijnen, naleving te verbeteren en fraude te verminderen. Smartbooqing ondersteunt bedrijven bij het voldoen aan deze eisen door middel van naadloze integratie, realtime nalevingscontroles en geoptimaliseerde factureringsworkflows. Door e-facturatie oplossingen zoals Smartbooqing te gebruiken, kunnen bedrijven ervoor zorgen dat ze voldoen aan de veranderende regelgeving, operationele verstoringen minimaliseren en gefocust blijven op groei in een snel veranderend landschap.
Verwante berichten
