Het verwerkingsproces van facturen begint met de levering van een factuur aan Smartbooqing, zodat deze door het systeem verwerkt kan worden. Binnen Smartbooqing zijn er verschillende mogelijkheden hiervoor, zodat zowel de papieren als de digitale factuurstroom moeiteloos verwerkt kunnen worden.
Lever je facturen ongesorteerd en ongescheiden aan.
Ieder systeem heeft zijn eigen manier van levering. Bij het ene systeem codeer je facturen door een bepaalde sticker of QR-code op iedere factuur te plaatsen, bij het andere moet je facturen scheiden door een witte pagina toe te voegen, of moet je facturen later weer samenvoegen omdat het systeem geen factuur langer dan één pagina kan verwerken.
Bij Smartbooqing is het leveren van facturen nog nooit zo eenvoudig geweest. Smartbooqing maakt onderscheid tussen inkoop- en verkoopfacturen. En of je nou een UBL/digitale factuur of een “ouderwetse” papieren factuur indient, Smartbooqing herkent het begin en het einde van de factuur, zelfs als de factuur uit 10 pagina’s bestaat.
Aanlevering via e-mail, app of portaal
Aanleveren kan bij Smartbooqing op 3 manieren: via een uniek e-mailadres, de Smartbooqing-app of rechtstreeks in het Smartbooqing-portaal. De nieuwste manier is de Smartbooqing-app. Deze app is beschikbaar voor iOS- en Android-smartphones en heeft als belangrijkste functie het scannen van facturen middels een foto en het uploaden ervan naar ons portaal. De app is met name geschikt voor eindklanten die direct na het afrekenen de factuur met hun smartphone fotograferen, zodat deze niet na een aantal weken nog gekreukeld in een portemonnee zit.
Gebruik je onze app nog niet? Upload dan je facturen direct in ons portaal of stuur ze per e-mail naar Smartbooqing. Omdat Smartbooqing zelf zowel inkoop- als verkoopfacturen herkent, kun je meerdere facturen tegelijkertijd in PDF-formaat indienen. Smartbooqing herkent wanneer een factuur begint en eindigt, en of het een inkoop- of verkoopfactuur is. Hierdoor kun je in één keer alle facturen scannen en naar Smartbooqing sturen. Je kunt ook meerdere facturen via e-mail naar je unieke Smartbooqing e-mailadres sturen, zelfs als dit een combinatie van digitale (UBL) en papieren facturen is. Smartbooqing zal vervolgens alle facturen moeiteloos verwerken.
Facturen ophalen via het PEPPOL-netwerk
Heb je leveranciers die zijn aangesloten op het e-invoicing netwerk PEPPOL? Dan kunnen we met onze samenwerking de facturen van je leverancier direct uit het portaal ophalen en deze voorbereiden in onze Autorisatiemodule ter autorisatie en verwerking.