Blog
P2P-proces stroomlijnen:
de kracht van
AP-automatisering

Overzicht

Het stroomlijnen van activiteiten is een belangrijke onderscheidende factor geworden voor bedrijven, en automatisering van de crediteurenadministratie (AP) loopt hierin voorop. De crediteurenadministratie, die ooit werd gezien als een eenvoudige back-office functie, transformeert nu het hele procure-to-pay proces. Door gebruik te maken van geavanceerde automatiseringsoplossingen kunnen bedrijven hun workflows versnellen, fouten verminderen en efficiënter werken op het gebied van inkoop, financiën en relaties met leveranciers.


Laten we eens kijken hoe automatisering van de crediteurenadministratie dit kritieke proces kan transformeren en organisaties van elke omvang aanzienlijke voordelen kan opleveren.

Wat is Crediteuren?

The accounts payable deals with managing invoices and making payments for goods or services already received by the company. It includes verifying invoices, matching them with purchase orders, resolving discrepancies, and approving payments.

What is P2P?

Procure to pay (P2P) omvat de hele levenscyclus van het verwerven en betalen van goederen of diensten. Het begint met het identificeren van de behoefte, het maken van aanvragen, het plaatsen van inkooporders (PO’s), het ontvangen van goederen of diensten en ten slotte het verwerken van de factuur voor betaling. Het P2P-proces integreert meerdere afdelingen, waaronder inkoop, financiën en crediteurenadministratie, waardoor een soepele werking cruciaal is voor de algehele bedrijfsefficiëntie.

Hoewel AP een cruciaal onderdeel is van P2P, heeft automatisering zijn invloed uitgebreid tot meer dan alleen factuurverwerking om het hele P2P-proces te optimaliseren.

Hoe Automatisering van Crediteuren het P2P-proces verandert?

Automatisering kan de efficiëntie van het hele P2P-proces drastisch verbeteren. Hier wordt uitgelegd hoe AP automatisering de verschillende fasen van P2P beïnvloedt:
Requisitionering en inkooporders: In de inkoopfase stroomlijnt AP-automatisering het aanvraag- en inkooporderproces (PO) door de routing van goedkeuringen en het genereren van PO’s te automatiseren, waardoor vertragingen en fouten worden verminderd. Dit versnelt de inkoop en verbetert de zichtbaarheid. Als een factuur eerder binnenkomt dan een inkooporder, activeert automatisering workflows om het inkoopteam op de hoogte te stellen, zodat er snel een inkooporder kan worden aangemaakt of een discrepantie kan worden opgelost, waardoor vertragingen en verwarring tot een minimum worden beperkt.
Factuurontvangst en -verwerking: Automatisering van de crediteurenadministratie vereenvoudigt de factuurverwerking door gebruik te maken van OCR om gegevens vast te leggen en AI om facturen te matchen met inkooporders en ontvangstbewijzen. Dit vermindert handmatig werk, minimaliseert fouten en versnelt goedkeuringen, wat zorgt voor tijdige betalingen en betere relaties met leveranciers.
Goedkeuringsworkflows en naleving: Handmatige goedkeuringsprocessen zijn vaak traag en vatbaar voor vertragingen, vooral wanneer belangrijk personeel niet beschikbaar is. Automatisering van de crediteurenadministratie stroomlijnt dit door aangepaste goedkeuringsworkflows mogelijk te maken, zodat facturen snel bij de juiste personen terechtkomen. Dit vergroot de controleerbaarheid en vermindert vertragingen, waardoor de cashflow soepeler verloopt.
Daarnaast, AP automatisering verbetert de naleving van intern beleid en externe regelgeving. Het markeert niet-conforme facturen en waarschuwt voor mogelijke fraude, waardoor het bijzonder waardevol is voor sectoren met strenge regelgevende normen, zoals de financiële sector en de gezondheidszorg.
Ontvangstbewijs en Goederenbevestiging: Het beheren van grote goederenvolumes kan het matchen van ontvangen items met facturen en inkooporders (PO’s) complex en tijdrovend maken. AP automatisering stroomlijnt dit door integratie met logistieke en voorraadsystemen. Wanneer goederen worden ontvangen, werkt het systeem automatisch de ontvangstgegevens bij, vergelijkt deze met facturen en PO’s en markeert afwijkingen zoals ontbrekende of beschadigde items.
Leveranciersbeheer en samenwerking: Een belangrijk voordeel van crediteurenautomatisering is een beter leveranciersbeheer. Het vermindert late betalingen en fouten door een leveranciersportaal te bieden voor het eenvoudig indienen van facturen en het in realtime volgen van betalingen. Dit verbetert de communicatie, verhoogt de tevredenheid en versterkt partnerschappen.

De bredere impact van crediteurenautomatisering

Automatisering van de crediteurenadministratie heeft niet alleen voordelen voor de crediteurenadministratie, maar voor de hele organisatie. Hier zijn enkele belangrijke gebieden waar bedrijven bredere voordelen kunnen zien:

Verhoogde productiviteit

Door repetitieve taken zoals het invoeren van gegevens en het matchen van facturen te automatiseren, kunnen medewerkers zich richten op meer strategische, waardetoevoegende activiteiten. Dit leidt tot een hogere productiviteit in alle financiële en inkoopteams.

Kostenbesparingen

Automatisering vermindert de behoefte aan handmatig werk, verlaagt de verwerkingskosten en minimaliseert het risico op kostbare fouten. Bedrijven kunnen ook profiteren van vroegbetaalkortingen die leveranciers aanbieden dankzij snellere goedkeuringen van facturen.

Verbeterd cashflowbeheer

AP automatisering biedt meer inzicht in uitstaande facturen en toekomstige betalingen, waardoor bedrijven hun cashflow effectiever kunnen beheren. Dit maakt betere financiële planning en prognoses mogelijk.

Verbeterde rapportage en analyse

Nu alle AP- en inkoopgegevens gedigitaliseerd en gecentraliseerd zijn, kunnen bedrijven realtime rapporten genereren over uitgaven, prestaties van leveranciers en betalingscycli. Deze gegevens zijn cruciaal voor het nemen van weloverwogen zakelijke beslissingen en het optimaliseren van inkoopstrategieën.

Ondersteuning voor e-facturatie

Nu e-facturatie in veel landen verplicht wordt, biedt Peppol een efficiënte manier voor bedrijven om aan de wettelijke eisen te voldoen. Het Peppol-netwerk zorgt ervoor dat facturen worden verzonden in een gestructureerd formaat dat voldoet aan de wettelijke normen.

Conclusie

Crediteurenautomatisering is niet langer alleen een hulpmiddel om factuurverwerking te verbeteren; het is een strategische oplossing die het hele P2P-proces transformeert.

Smartbooqing speelt een essentiële rol in deze transformatie door een uitgebreide oplossing voor crediteurenautomatisering te bieden. Het stroomlijnt factuurbeheer, automatiseert gegevensextractie en vereenvoudigt het goedkeuringsproces, terwijl het naadloos integreert met bestaande inkoopsystemen. Met Smartbooqing kunnen bedrijven handmatige fouten elimineren, verwerkingstijden versnellen en real-time inzicht krijgen in hun crediteurenadministratie workflows. Dit helpt bedrijven om het volledige potentieel van hun inkoopproces te benutten en zorgt voor een grotere operationele efficiëntie en sterkere partnerships met leveranciers.