Blog
Hoe meet je
crediteuren KPI?

Op financieel gebied zijn de efficiëntie en effectiviteit van een crediteurenadministratie (AP) van cruciaal belang voor het handhaven van de liquiditeit van een bedrijf, het optimaliseren van de cashflow en het opbouwen van sterke relaties met leveranciers. Maar hoe meet je het succes van je crediteurenadministratie? Key Performance Indicators (KPI’s) bieden een duidelijke, kwantitatieve methode om prestaties te beoordelen, verbeterpunten op te sporen en ervoor te zorgen dat de afdeling soepel draait.

Hier zijn de top 7 Accounts Payable KPI’s die elke organisatie zou moeten controleren om succes te meten:

DPO meet hoe lang een bedrijf er gemiddeld over doet om zijn leveranciers te betalen na ontvangst van een factuur. Het is een kritieke KPI omdat het een directe invloed heeft op de cashflow van je bedrijf. Een hogere DPO geeft aan dat je geld langer vasthoudt, wat goed kan zijn voor de liquiditeit, maar het kan de relatie met leveranciers onder druk zetten. Omgekeerd kan een lage DPO wijzen op een sterke relatie met leveranciers, maar dit kan de kasreserves belasten.

DPO= (Crediteuren/COGS)×Aantal Dagen

Deze KPI meet hoe lang het duurt om een factuur te verwerken vanaf het moment dat deze wordt ontvangen tot het moment dat deze wordt goedgekeurd voor betaling. Het stroomlijnen van dit proces kan de efficiëntie en kostenbesparingen aanzienlijk beïnvloeden. Vertragingen in de verwerking kunnen leiden tot gemiste betalingstermijnen, gespannen relaties met leveranciers en laattijdige kosten.

Deze KPI meet de totale kosten voor het verwerken van één factuur, inclusief arbeid, technologie en andere overheadkosten. Organisaties die sterk afhankelijk zijn van handmatige processen hebben vaak hogere kosten per factuur, terwijl organisaties die hebben geautomatiseerd deze KPI meestal aanzienlijk zien dalen.

Kosten per verwerkte factuur= (Totaal aantal verwerkte facturen/Totale kosten van factuurverwerking)

Het verlagen van de kosten per verwerkte factuur is direct gerelateerd aan het verbeteren van de algehele winstgevendheid van de AP-functie. Het automatiseren van AP-processen kan de handmatige arbeidskosten verlagen, de nauwkeurigheid verbeteren en de doorlooptijden verkorten.

Factuurafwijkingen doen zich voor wanneer er discrepanties ontstaan tussen een factuur en een inkooporder (PO) of leveringsbon. Het factuuruitzonderingspercentage is het percentage facturen dat niet kan worden verwerkt zonder handmatige interventie. Deze problemen kunnen het gevolg zijn van onjuiste gegevens, ontbrekende informatie of incongruenties tussen de factuur en de bijbehorende documenten.

Een hoog uitzonderingspercentage op facturen duidt op inefficiënties in je AP-proces, wat leidt tot vertraagde betalingen, extra handmatig werk en mogelijk ontevredenheid bij leveranciers. Het terugdringen van dit percentage leidt tot soepelere processen en snellere betalingscycli.

Deze KPI meet het percentage van het totaal aantal facturen dat op of voor de vervaldatum wordt betaald. Tijdige betalingen helpen bij het onderhouden van goede relaties met leveranciers en het voorkomen van late kosten, waardoor de reputatie van het bedrijf als betrouwbare zakenpartner wordt gewaarborgd.

Facturen op tijd betalen schept vertrouwen bij leveranciers en kan leiden tot betere voorwaarden, zoals kortingen voor vroege betaling. Het bewaken van deze KPI helpt ervoor te zorgen dat de crediteurenafdeling niet bijdraagt aan onnodige kosten zoals late betalingen of gespannen relaties.

Veel leveranciers bieden vroegbetaalkortingen als stimulans voor tijdige betaling. Het kortingspercentage meet het percentage van deze beschikbare kortingen dat je AP-team met succes vastlegt. Door gebruik te maken van deze mogelijkheden kunnen bedrijven hun bedrijfsresultaat direct verbeteren.

Kortingspercentage= (Totaal beschikbare kortingen/Kortingen vastgelegd)*100

Het vastleggen van vroegbetaalkortingen verlaagt de totale kosten. Als je organisatie beschikbare kortingen misloopt, kan dit duiden op inefficiënties in je factuurgoedkeurings- of betalingsprocessen.

Terwijl veel Accounts Payable KPI’s gericht zijn op interne prestaties, is de tevredenheid van leveranciers een belangrijke externe indicator van succes. Deze score meet hoe tevreden je leveranciers zijn met je AP-proces, gebaseerd op factoren zoals tijdige betaling, communicatie en het oplossen van problemen.

De tevredenheid van leveranciers heeft invloed op de toeleveringsketen van je bedrijf. Tevreden leveranciers kunnen gunstigere voorwaarden of kortingen bieden, terwijl ontevreden leveranciers misschien strengere voorwaarden opleggen of andere klanten voorrang geven boven jou.

Het meten en verbeteren van uw crediteurenadministratie KPI’s is essentieel voor het stimuleren van operationele efficiëntie, kostenbesparingen en relaties met leveranciers. Smartbooqing is een krachtige oplossing waarmee bedrijven deze KPI’s gemakkelijk kunnen bereiken.

Door het hele crediteurenadministratieproces te automatiseren, van het vastleggen van facturen tot de betaling, verkort Smartbooqing de verwerkingstijd van facturen aanzienlijk, verbetert het de nauwkeurigheid en zorgt het voor tijdige betalingen. Dit leidt tot een beter beheer van de cashflow, meer tevredenheid bij de leveranciers en een efficiënter AP-proces in het algemeen.

Met Smartbooqing kan uw organisatie de crediteurenadministratie verbeteren om de KPI-doelstellingen te halen en te overtreffen en zowel operationele uitmuntendheid als financieel succes te stimuleren.