Blog
Het financiële jaar afsluiten:
Een uitgebreide checklist
voor de boekhouding
aan
het einde van het jaar

Overzicht

Als het boekjaar ten einde loopt, voeren accountants een aantal belangrijke taken uit om de boeken af te ronden. Van het zorgen voor een accurate financiële administratie tot het voorbereiden van belastingaangiften en het afronden van jaarrekeningen, de jaarafsluiting is cruciaal voor het beoordelen van de prestaties van een bedrijf en het bepalen van de koers voor de toekomst. Het kan een stressvolle periode zijn, maar een goed georganiseerde checklist voor de boekhouding aan het einde van het jaar kan een groot verschil maken. Een gestructureerde checklist helpt niet alleen het proces te stroomlijnen, maar vermindert ook de kans op fouten, waardoor de hele ervaring beter beheersbaar en efficiënter wordt. In deze blog doorlopen we de essentiële stappen die accountants moeten volgen om het boekjaar soepel en met vertrouwen af te sluiten

1. Bankrekeningen en financiële overzichten controleren

Discrepanties onderzoeken: Als er incongruenties zijn, los deze dan op door eerdere boekingen te bekijken en zo nodig contact op te nemen met de bank.
Andere financiële rekeningen aansluiten: Zorg er naast bankrekeningen ook voor dat creditcardafschriften, kleine kas en leningsrekeningen worden aangesloten.
Standaard industrie: In industries where EDI is widespread, it provides a common framework for trading partners to communicate, reducing the risk of miscommunication and errors.

2. De debiteuren- en crediteurenadministratie controleren

Openstaande facturen controleren: Ervoor zorgen dat alle facturen die naar klanten worden gestuurd correct zijn geregistreerd en overeenkomen met de inkomsten in het financiële systeem.
Achterstallige facturen opvolgen: Als er openstaande facturen zijn, vraag klanten dan om betaling voor het einde van het boekjaar.
Onbetaalde rekeningen bekijken: Ervoor zorgen dat alle leveranciersfacturen zijn ingevoerd en klaar zijn voor betaling.
Oninbare vorderingen afschrijven: Als er debiteuren zijn waarvan het onwaarschijnlijk is dat ze betaald worden, schrijf ze dan af om te voorkomen dat je te hoge inkomsten krijgt.

3. Inventaristelling en taxatie uitvoeren

Telling van de fysieke inventaris: Voer een fysieke telling uit van alle producten in voorraad en vergelijk de telling met je financiële administratie.
Aanpassen voor afwijkingen: Als er verschillen zijn tussen de fysieke telling en de geregistreerde inventaris, breng dan de nodige aanpassingen aan.
Waardering van aandelen: Zorg ervoor dat de inventaris correct wordt gewaardeerd volgens de boekhoudstandaarden die je bedrijf volgt (bijv. FIFO, LIFO of gewogen gemiddelde).
Verouderde of beschadigde voorraad afschrijven: Verouderde of onbruikbare voorraden moeten worden afgeschreven om te voorkomen dat de waarde van activa te hoog wordt.

4. Activa en afschrijvingen beoordelen

Het activaregister bijwerken: Het activaregister bijwerken: Zorg ervoor dat alle aan- en verkopen van activa tijdens het jaar zijn geregistreerd.
Afschrijvingen berekenen: Pas de juiste afschrijvingsmethoden toe (bijvoorbeeld lineair of degressief) en boek de afschrijvingskosten.
Verwijdering van verouderde activa: Als er activa zijn verkocht of afgestoten, zorg er dan voor dat ze worden verwijderd uit het activaregister en dat eventuele winsten of verliezen worden geregistreerd.
Verouderde of beschadigde voorraad afschrijven: Verouderde of onbruikbare voorraden moeten worden afgeschreven om te voorkomen dat de waarde van activa te hoog wordt.

5. Loonlijst en secundaire arbeidsvoorwaarden bekijken

Loonverplichtingen controleren: Ervoor zorgen dat alle salarisverplichtingen zoals salarissen, lonen, belastingen en uitkeringen worden verantwoord en betaald.
Bonussen en commissies bekijken: Controleer of eindejaarsbonussen, provisies en andere voordelen nauwkeurig worden opgenomen in de jaarrekening.
Naleving van belastingwetgeving: Zorg ervoor dat alle werknemersgerelateerde belastingen, waaronder inkomstenbelasting, sociale zekerheid en werkloosheidsbelasting, up-to-date zijn en worden betaald.

6. Voorbereiden op belastingaangifte

Belastingverplichtingen nakijken: Controleer op openstaande belastingschulden en zorg ervoor dat alle verschuldigde belastingen zijn betaald.
Compilatie van fiscaal aftrekbare uitgaven: Verzamel documentatie voor fiscaal aftrekbare uitgaven, zoals kantoorbenodigdheden, reiskosten en donaties aan goede doelen, om het belastbaar inkomen te verlagen.
Fiscale aftrekposten en kredieten maximaliseren: Alle beschikbare heffingskortingen en aftrekposten identificeren waar je klant mogelijk voor in aanmerking komt en ervoor zorgen dat ze correct worden aangevraagd.
Belastingaangifte doen: Zorg ervoor dat de relevante belastingaangiften (bijv. btw, vennootschapsbelasting of omzetbelasting) worden voorbereid en ingediend binnen de juiste deadlines.

7. Jaarrekeningen genereren

Nadat alle transacties zijn geregistreerd en aangesloten, is het tijd om de definitieve financiële overzichten te genereren. Deze omvatten:
Resultatenrekening (winst- en verliesrekening): Vat de inkomsten, uitgaven en het nettoresultaat van het jaar samen.
Balans: Biedt een momentopname van de activa, passiva en het eigen vermogen van het bedrijf aan het einde van het jaar
Kasstroomoverzicht: Toont de beweging van liquide middelen in en uit het bedrijf gedurende het jaar.

8. Prepare the Budget for the Next Financial Year

Financiële doelen stellen: Help je klant bij het definiëren van duidelijke financiële doelstellingen, waaronder inkomsten, winstmarges en kostenbeheersing.
Kasstroomprognoses beoordelen: Maak een cashflowprognose op basis van historische gegevens en toekomstverwachtingen.
Middelen toewijzen: Zorg ervoor dat er genoeg geld wordt uitgetrokken voor belangrijke bedrijfsonderdelen zoals marketing, onderzoek en de ontwikkeling van werknemers.

Conclusie

Het afsluiten van het boekjaar kan een uitdagend en gedetailleerd proces zijn, maar met de juiste aanpak hoeft het niet overweldigend te zijn. Door een goed georganiseerde checklist voor de boekhouding aan het einde van het jaar te volgen, kunnen accountants alle essentiële taken uitvoeren – van het afstemmen van de rekeningen en het beoordelen van financiële overzichten tot het indienen van belastingen en het opstellen van budgetten voor het komende jaar. Proactief blijven en alles op orde houden zorgt niet alleen voor een nauwkeurige rapportage, maar ook voor een duidelijk financieel beeld dat het bedrijf helpt beter te plannen voor toekomstige groei en succes.