Overzicht

Laten we even eerlijk zijn.

Als u nog steeds afhankelijk bent van mensen om elke factuur handmatig te verwerken door gegevens regel voor regel te extraheren, deze te matchen met inkooporders, goedkeuringen na te jagen en betalingen te initiëren, loopt u niet alleen achter op de tijd. U verspilt ook tijd, geld en waardevol talent aan een taak die kunstmatige intelligentie nu met gemak kan uitvoeren.

Denk er eens over na. Je zou toch ook niet iemand inhuren om je Spotify-afspeellijst bij te werken telkens wanneer er een nieuw nummer uitkomt?

Waarom betaalt u dan nog steeds mensen om uw facturen te betalen?

In een wereld waarin automatisering de norm is, van het bestellen van eten tot het inchecken voor vluchten, heeft het geen zin om crediteurenadministratie te behandelen alsof we nog in 2005 leven.

De verborgen kosten van het op de oude manier doen

Handmatige crediteurenprocessen vertragen niet alleen de processen, maar hebben ook een domino-effect dat van invloed is op uw hele financiële afdeling.

Wanneer uw team tijd besteedt aan het invoeren van factuurgegevens, het opvolgen van goedkeuringen en het corrigeren van betalingsfouten, gaat dat ten koste van waardevoller werk. Die tijd kan beter worden besteed aan financiële planning, het beheren van leveranciersrelaties of het verbeteren van de cashflow.

Dit is wat handmatige crediteurenadministratie uw bedrijf werkelijk kost.
Verspilde tijd: Financiële professionals besteden bijna de helft van hun tijd aan routinematige factuuractiviteiten, waardoor er minder ruimte overblijft voor strategisch werk.
Dure fouten: Typefouten, dubbele boekingen en onjuiste betalingsbedragen lijken misschien onbelangrijk, maar ze kunnen leiden tot aanzienlijke financiële verliezen.
Gemiste kansen: Trage processen kunnen leiden tot gemiste kortingen voor vroege betaling of onnodige boetes voor te late betaling, wat een directe invloed heeft op uw nettowinst.
Team burn-out : Repetitief, laagwaardig werk kan het moreel ondermijnen, wat leidt tot frustratie en een hoger verloop binnen uw financiële team.
Het komt erop neer dat handmatige AP niet alleen traag is. Het is ook inefficiënt, verouderd en belemmert uw financiële team om werk te doen dat er echt toe doet.

De AI-upgrade: hoe ziet geautomatiseerde crediteurenadministratie eruit?

Laten we nu eens kijken naar een slimmere aanpak: automatisering van crediteurenadministratie op basis van kunstmatige intelligentie.


In tegenstelling tot traditionele automatisering, die sterk afhankelijk is van strikte regels en handmatige configuratie, leert AI, past zich aan en verbetert zich in de loop van de tijd. Het leest en begrijpt facturen op dezelfde manier als een mens dat zou doen, maar dan met een grotere snelheid en nauwkeurigheid.


Met AI die het proces beheert, verloopt alles gestroomlijnder. Facturen worden automatisch vastgelegd vanuit verschillende bronnen, zoals e-mail, scanners of uploads. Ongeacht het formaat kan AI ze efficiënt lezen en interpreteren.

Dit is wat er gebeurt als AI het stuur overneemt:

Factuurregistratie: Facturen worden automatisch verzameld uit verschillende bronnen, zoals e-mail, scanners of uploads. De AI leest en verwerkt ze nauwkeurig, ongeacht het formaat.
Gegevensuitvoer: Het systeem haalt snel essentiële gegevens op, zoals de naam van de leverancier, het factuurnummer, de regelitems, de vervaldata en de totale bedragen.
Matching: Vervolgens wordt de factuur aan de hand van intelligente logica gekoppeld aan de bijbehorende inkooporder of bon, waardoor consistentie en nauwkeurigheid worden gewaarborgd.
Goedkeuringen: Zodra de factuur is gekoppeld, wordt deze automatisch doorgestuurd naar de juiste persoon of afdeling voor goedkeuring via een slimme en gestroomlijnde workflow.
Betalingen: Na goedkeuring wordt de betaling gepland en veilig verwerkt via geïntegreerde financiële systemen.
Dit alles gebeurt zonder dat er handmatige tussenkomst nodig is, tenzij er een probleem of uitzondering wordt gedetecteerd dat menselijke aandacht vereist.

Echte resultaten die u kunt verwachten

Bedrijven die gebruikmaken van AI-gestuurde AP-automatisering hebben het volgende gemeld:
Bedrijven die AP-automatisering gebruiken, verlagen hun verwerkingskosten met wel 80%.
De goedkeuringstermijnen voor facturen worden teruggebracht van dagen tot minuten.
De opbrengst uit kortingen voor vroege betaling stijgt met meer dan 60%.
Geautomatiseerde systemen verminderen factuurafwijkingen met 23%.
AI-gestuurde fraudedetectie verbetert de beveiliging met wel 90%

Laat uw financiële team zich concentreren op waarvoor ze zijn aangenomen

Uw financiële team heeft niet voor dit beroep gekozen om zijn tijd te besteden aan handmatige taken zoals gegevensinvoer en het achterhalen van goedkeuringen. Door het routinematige werk te automatiseren, stelt u hen in staat zich te concentreren op taken met een hoge toegevoegde waarde, zoals:
  • Realtime financiële gegevens analyseren om betere besluitvorming te ondersteunen
  • Kansen identificeren om uitgaven te optimaliseren en de cashflow te verbeteren
  • Versterking van leveranciersrelaties door betere communicatie en tijdige betalingen
  • Bijdragen aan financiële prognoses, budgettering en langetermijnstrategieën
Kortom, dankzij automatisering kan uw financiële team slimmer werken in plaats van harder, en meer waarde toevoegen aan het bedrijf.

Het eindresultaat

Je zou niemand inhuren om je e-mailinbox handmatig te sorteren.

Je zou niemand betalen om de hele dag bezig te zijn met het kopiëren en plakken van gegevens tussen spreadsheets.

Waarom zou je dan nog mensen betalen om facturen te verwerken als AI dat sneller, nauwkeuriger en veel efficiënter kan?

We zeggen niet dat mensen niet belangrijk zijn. We zeggen dat ze het verdienen om zich te concentreren op werk dat het bedrijf daadwerkelijk vooruit helpt.

Dat is waar SmartBooqing om de hoek komt kijken.

SmartBooqing zorgt voor een revolutie in het landschap van crediteurenadministratie door handmatige processen te vervangen door intelligente, AI-aangedreven automatisering. Van het vastleggen van facturen en het extraheren van gegevens tot het matchen van inkooporders, het goedkeuren van betalingen en het verwerken van betalingen: SmartBooqing handelt de volledige AP-workflow snel en nauwkeurig af, zonder dat er menselijk micromanagement nodig is.

Met SmartBooqing profiteert u van:
  • Seamless invoice processing across formats and sources
  • Accurate data extraction in seconds
  • Automatic three-way matching with purchase orders and receipts
  • Smart, configurable approval workflows
  • Secure, integrated payment processing
  • Real-time visibility into your AP process
The result? Lower costs, fewer errors, faster approvals, and a finance team that can finally focus on strategic goals instead of routine tasks.

Let SmartBooqing handle the busy work.

Let your finance team unlock their full potential.

The future of accounts payable is smarter—and it’s already here.

Still Not Sure If It’s Time?

Ask yourself these questions:
  • Are we still entering invoice data manually?
  • Are we missing out on early payment discounts?
  • Are our AP processes slow, inconsistent, or error-prone?
  • Is my finance team frustrated with repetitive tasks?


If you answered “yes” to even one of those, it’s time to explore what Smartbooqing’s AP automation can do for you. Let’s connect today!