Onlangs bleek het nog uit een rondgang van ING. De administratie is een onderdeel van bedrijfsvoering die (te) veel tijd inneemt. De boekhouding is een klus die regelmatig tot het laatste moment blijft liggen en dan op stel en sprong in de laatste 2 weken van het kwartaal verwerkt moet worden.

 

De administratie lijkt voor de ondernemer in ieder geval een noodzakelijk kwaad waar zo min mogelijk tijd aan besteed dient te worden. Binnen de accountancy is een mooie ontwikkeling te zien. Waar ondernemers enkele jaren vanwege de kosten de administraties in eigen beheer zijn gaan verwerken zien wij nu een terug beweging waarbij juist de accountant ook weer de boekhouding gaat doen. Hierbij staat nog wel de prijs onder druk en is de noodzaak voor efficiency groot.

 

Kwaliteit is beter dan kwantiteit

De belangrijkste stap naar efficiency is het minimaliseren van de foutkans gecreëerd door de boekhouder zelf: de human error.  Handmatige verwerking verhoogt nu eenmaal de kans op fouten en variatie in interpretatie. De foutkans wordt vooral vergroot wanneer administraties snel moeten worden verwerkt. Als dan de onvermijdelijke jaarrekening komt, moet met een vergrootglas de fout worden opgespoord. Tijdrovend en bovenal onnodig. Daarom is kwaliteit ook hier beter dan kwantiteit. Het kan vanzelfsprekend al een stuk sneller en daar zijn nu verschillende oplossingen voor. Een simpele scan en herken oplossing  zorgt al voor een versnelde workflow met minder fouten. Maar kwantiteit is nog geen kwaliteit.

 

Zoektocht door de Makro

Er is al wel een heel stuk tijdsbesparing, voor nu dan, want die jaarrekening, weet je nog? Er is altijd nog een extra stuk handmatig werk. En een karwei op zich, want er moeten aan de facturen nog kostenplaatsen en grootboekrekeningen worden toegekend. En dat per regel. Geen probleem, Makro valt onder ‘Keuken’ en… o ja, ook ‘Kantoor’. Mmm, dat wordt nog een hele klus al er naar die ene voorraad koffie of tabletten voor de afwasmachine wordt gezocht met de bon van de Makro als aanwijzing.

 

Artikelcodering is key

Daarom doet artikelcodering het sneeuwbaleffect dat workflow heet echt rollen. In een artikel op logistiek.nl stelde Anton Boonstra al het belang van een goede artikelcodering. Het is key, stelt hij. Het moet al vanaf het begin in orde zijn, daarna is het te laat. Het is als een belangrijke pijler onder een brug die niet meer kan worden geplaatst of verplaatst, als de brug er al overheen ligt. Kortom een systeem creëren in chaos gaat niet lukken, er moet al vanaf het begin een systeem zijn om de flow te begeleiden. Dat gebeurt top-down. Van globaal werk, via facility naar warehouse en op deze manier tuig je de database op.

Als deze structuur er is, dan  moeten de artikelcoderingen  natuurlijk betekenisvol en niet te lang zijn, anders werkt het nog steeds niet. Maar doe je het goed, dan zal dit de workflow enorm versnellen en neemt de kwaliteit toe. Als je meteen kan zien waar wat staat, is die jaarrekening niet alleen een stuk makkelijker, er kan sneller worden ingespeeld op overbodige kosten die de bedrijfswinst drukken. Dat begint al met al de uren winst van die accountant die voorheen veel te lang bezig was met iets dat veel sneller had gekund.