Recentelijk werd dit gedemonstreerd tijdens een rondleiding bij ING. De administratie is een onderdeel van operationeel beheer dat (te) veel tijd in beslag neemt. De boekhouding is een taak die regelmatig tot het laatste moment blijft liggen en dan direct verwerkt moet worden in de laatste 2 weken van het kwartaal.
Voor de ondernemer lijkt de administratie een noodzakelijk kwaad waar zo min mogelijk tijd aan moet worden besteed. Een goede ontwikkeling is te zien binnen de accountancy. Waar ondernemers de afgelopen jaren zijn begonnen met het intern verwerken van administraties vanwege de kosten, zien we nu een tegenbeweging waarbij de accountant de boekhouding weer gaat doen. Echter staat de prijs nog steeds onder druk en is de behoefte aan efficiëntie groot.
Kwaliteit boven kwantiteit
De belangrijkste stap richting efficiëntie is het minimaliseren van het risico dat door de boekhouder zelf wordt gecreëerd: de menselijke fout. Handmatige verwerking vergroot eenvoudigweg het risico op fouten en variatie in interpretatie. De kans op fouten neemt vooral toe wanneer administraties snel verwerkt moeten worden. Wanneer de onvermijdelijke jaarrekeningen komen, moet de fout met een vergrootglas opgespoord worden. Tijdrovend en vooral onnodig, daarom is kwaliteit hier belangrijker dan kwantiteit. Natuurlijk kan het veel sneller, en daar zijn inmiddels verschillende oplossingen voor. Een eenvoudige scan- en herkenoplossing zorgt al voor een versneld proces met minder fouten. Maar kwantiteit is nog geen kwaliteit.
Zoeken door de Makro
Er wordt al veel tijd bespaard, voorlopig dan, want die jaarrekeningen, weet je nog? Er is altijd een extra stuk handmatig werk en een taak op zich; want de facturen moeten nog worden toegewezen aan kostencentra en grootboekrekeningen. En dat per regel. Geen probleem, Makro valt onder “Keuken” en … oh ja, ook “Kantoor”. Hmm, dat wordt nog een behoorlijke klus als er gezocht moet worden naar die leveringen van koffie of tabletten voor de vaatwasser met het Makro-bonnetje als indicatie.
Artikelcodering is essentieel
Daarom zorgt artikelcodering ervoor dat de sneeuwbal die workflow heet echt gaat rollen. Anton Boonstra heeft al eerder het belang van goede artikelcodering benadrukt in een artikel op logistics.nl. Het is cruciaal, zegt hij, dat het vanaf het begin goed moet zijn, anders is het te laat. Het is als een belangrijke pilaar onder een brug die niet meer geplaatst of verplaatst kan worden als de brug er al overheen is. Kortom, het creëren van een systeem in chaos gaat niet werken, er moet een systeem zijn om de stroom vanaf het begin te leiden. Dat gebeurt top-down. Van algemeen werk, via faciliteit naar magazijn, en op deze manier bouw je de database op.
Als deze structuur er is, moeten de artikelcodes natuurlijk betekenisvol zijn en niet te lang, anders werkt het nog steeds niet. Maar als je het goed doet, versnelt dit enorm het proces en neemt de kwaliteit toe. Als je meteen kunt zien waar wat geschreven staat, zijn de jaarrekeningen niet alleen veel gemakkelijker, maar kun je ook sneller reageren op onnodige kosten die de winst van het bedrijf verminderen. Dat begint met al die uren winst die de accountant heeft besteed aan iets dat veel sneller had kunnen worden gedaan en veel te lang heeft geduurd.